Skrócony zapis: AMSZ, ZD. W5. T62 oznacza Archiwum Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Zespół Depesz, Wiązka 5, teczka 62.
Amerykańskie dokumenty archiwalne, które analizowałem, pisząc niniejszą książkę, pochodzą ze zbiorów zwanych Central Files of the General Records of the Departament of State, Record group 59. Dokumenty te znajdują się w jurysdykcji instytucji zwanej Legislative and Diplomatic Branch of the Civil Archives, National Archives and Record Administration, w stolicy USA w Waszyngtonie. Dokumenty po odtajnieniu zostały zmikrofilmowane przez komercyjne wydawnictwo amerykańskie University Publications of America (UPA). Dokumenty amerykańskie dotyczące spraw polskich obejmują lata 1954-1949. Zostały zmikrofilmowane na 27 rolkach i zawierają około 30 000 dokumentów[1].
Central Files, czyli Zbiór Centralny zawiera wszystkie instrukcje i korespondencje między placówkami dyplomatycznymi a Departamentem Stanu, dokumenty, jakie krążyły między Departamentem Stanu a Białym Domem i jednostkami organizacyjnymi rządu federalnego, a także korespondencję członków Kongresu i osób indywidualnych z Departamentem Stanu. Jeżeli chodzi o formę dokumentów są to m.in. szyfrówki, instrukcje, ekspertyzy, memoranda, raporty, wszelkiego rodzaju notatki, tłumaczenia, wycinki prasowe, dokumenty oficjalne i nieoficjalne, o różnym stopniu utajnienia, od najwyzszego do najniższego. Niektóre z tych dokumentów zostały opublikowane w seryjnym wydawnictwie Foregin Relations of the United States.
Oto wyjaśnienie skrótów zapisu stosowanego dla amerykańskich dokumentów archiwalnych. W latach 1910-1963 Departament Stanu używał systemu dziesiętnego dla klasyfikacji i organizacji Zbioru Centralnego (Central Files). Zbiór Centralny dokumentów z lat 1930-1949 składał się z 9 tz. klas od 0 do 8. Każda z tych klas obejmuje bardzo szeroką tematykę. Tak np. klasa 7 obejmuje polityczne stosunki państw, klasa 8 wewnętrzne sprawy danych państw. Większość cytowanych dokumentów należy do klasy 8. Zapis dokumentu jest cyfrowany. Zapis zawiera jednak zakodowaną informację. Oto jak należy odczytać np. przypis archiwalny: Central Files: 860C. 03/9-1948; UPA Reel 23.
Poszczególne człony tego zapisu oznaczają:
- Central Files — Zbiór Centralny
- 8 — klasa zbiorów, w tym wypadku sprawy wewnętrzne kraju.
